Adiós al papel y bienvenida la documentación electrónica

Almacenar la información, los datos y los documentos electrónicos en un repositorio centralizado es una decisión acertada para cualquier empresa que desee proteger sus archivos y activos electrónicos. Almacenar archivos en PCs de escritorio y en unidades locales puede causar caos en la presentación electrónica, redundancia de datos y duplicación innecesaria.

Un sistema de gestión de documentos ofrece la ventaja de proporcionar a una empresa un único depósito de documentos virtual compartido entre todos sus recursos. Los documentos son fácilmente accesibles y se necesita menos espacio para almacenarlos. La búsqueda de documentos electrónicos se simplifica en un esquema de archivado estructurado y, como resultado, la recuperación de documentos es rápida y confiable.

Ventajas

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El almacenamiento de documentos digitales en un repositorio centralizado de documentos facilita la compleja tarea de las copias de seguridad diarias. Tener un solo punto de respaldo para los documentos simplifica los planes de respaldo y, en caso de desastre, los archivos se restauran fácilmente y se minimiza el tiempo de inactividad de la empresa.

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El uso de un DMS (Document Management System o Software de gestión documental) para almacenar activos y archivos electrónicos proporciona a la empresa información inmediata crítica para sus clientes, casos, proyectos, etc., directamente desde un repositorio de documentos centralizado. La gestión documental consiste en centralizar y hacer que esta base de conocimiento sea accesible a los usuarios autorizados, lo que permite buscar información y documentos simplemente en función del contenido. Una vez encontrados, los documentos y la información se pueden recuperar y compartir con los colegas rápidamente, sin duplicación y todo sin salir del sistema. Para más información consultar la web https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html

Para evitar compartir inadvertidamente propiedad comercial intelectual por correo electrónico o que los empleados accedan a la información sin los controles adecuados, un DMS ofrece el control de información corporativa confidencial al almacenarlo en un repositorio de documentos centralizado.

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Un DMS puede controlar los permisos de los usuarios para determinar quién accede, ve y edita los documentos y la información que contienen. Un DMS también puede proporcionar una auditoría que registra la interacción individual del usuario con los datos que almacena. Es mucho más seguro que el simple intercambio de archivos. Un DMS presenta autenticación de usuario y protección con contraseña para garantizar que solo los usuarios autorizados accedan a los documentos que tienen permiso para ver.

La eliminación errónea de datos y archivos es una ocurrencia común, pero se puede solucionar cuando los datos están centralizados y son seguros. Un sistema de gestión de documentos puede proteger documentos y también almacenar revisiones de documentos anteriores. Esta funcionalidad permite a los usuarios acceder rápidamente, revisar y usar versiones pasadas sin tener que pasar tiempo costoso para recrear documentos como textos legales, formularios, presentaciones y hojas de cálculo.

La regulación en varios sectores está aumentando y las empresas están dedicando más tiempo que nunca a gestionar su cumplimiento. La recopilación de documentos e información empresarial en un repositorio central como un sistema de gestión documental, significa que los registros de auditoría pueden rastrear lo que les sucedió, la documentación se puede distribuir según sea necesario, se pueden mostrar las responsabilidades de protección de datos y documentar y rastrear las tareas regulatorias.

Conclusiones

Es cierto que la implantación de cualquier nuevo software en una empresa conlleva una serie de sacrificios por parte de los usuarios. Hay que estudiar cómo el nuevo sistema va a adaptarse a la estructura existente, a veces hay que modificar esa estructura para mejorar la eficiencia de la adaptación y después hay que migrar o exportar los datos existentes al nuevo sistema.

Sin embargo, a pesar de ese esfuerzo, que a veces es muy considerable, pasar de una gestión de documentos de papel a una gestión documental informatizada y electrónica, elimina de un plumazo los inconvenientes del espacio que ocupa el papel, la lentitud con la que se encuentra cualquier documento y los riesgos de conflictos de confidencialidad, duplicación, pérdidas o deterioros.

Y, por supuesto, desde el momento en que se trabaja con información electrónica existe la posibilidad de acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Existe, igualmente, la posibilidad de compartirla con suma facilidad con determinadas personas en función de los permisos que estas tengan y de conservar permanente un registro de la actividad de cada uno de ellos.